PHd Tips: Perlanjutan Cuti Belajar

Salam semua. Selamat Hari Malaysia. Alhamdulillah, semalam cik z dah pun dapat surat rasmi dari unit cuti belajar berkaitan kelulusan perlanjutan cuti belajar selama 3 bulan lagi. Jadinya hari ini cik z terfikir ada baiknya kalau cik z kongsikan apa yang patut dibuat jika kita nak mohon perlanjutan cuti belajar (extension of study leave). Bukannya apa, teringat pula lebih kurang 3 bulan lepas masa cik z nak buat permohonan tu, macam blur juga nak 

mulakannya. Jom kita lihat apa yang perlu dibuat.

1. Rancang bila nak buat permohonan. Sebaik-baiknya dalam tempoh 6 bulan terakhir. Selewat-lewatnya 3 bulan terakhir sebelum tempoh cuti  belajar tamat. Kenapa kena mohon awal? Ini bagi memastikan kita boleh dapat kelulusannya sebelum tarikh tamat belajar berakhir. Dalam kes cik z, sebenarnya dah agak terlambat (kurang 3 bulan). Mujur kelulusan rasmi cik z dapat betul-betul pada tarikh tamat belajar berakhir. Walaubagaimanapun, tak pasti lagi bila elaun dari kpt boleh masuk. Jika kita mohon awal dah pastinya semuanya akan selesai awal dan semuanya berjalan lancar nanti.

2. Jangan teragak-agak nak mohon perlanjutan. Setiap staf ada hak untuk mohon kelayakan ini, asalkan memang ada sebab yang kukuh. Oh ya, janganlah pula rasa stress atau down bila kena buat perlanjutan. Be positive. Cepat atau lambat habis pHd bukanlah segalanya, yang penting apa yang kita dapat belajar sepanjang tempoh tersebut. 

3. Bila dah pasti nak buat perlanjutan dan dah pun berbincang dengan supervisor, barulah telefon ketua jabatan untuk pemakluman awal. Yang ni memang penting supaya ketua jabatan aware/sedar dengan status terkini kita. Bukannya apa, biasanya ketua jabatan ni dia nak buat jadual mengajar dah untuk semester akan datang. Jadi kalau kita tak beritahu dia ataupun beritahu lambat sangat, tak ke menyusahkan semua orang. Yang ni memang kena kat batang hidung cik z sendiri sebenarnya. Tapi nak buat macammana kan, sebab dalam kes cik z memang very unexpected. Maaf bos...

4. Langkah seterusnya ialah hubungi/telefon/email unit cuti belajar dan dapatkan maklumat terkini tentang apa yang perlu di buat untuk permohonan perlanjutan. 

5. Hantar dokumen berikut ke ketua jabatan/fakulti untuk perakuan/kelulusan diperingkat fakulti. Oh ya lain universiti mungkin ada sedikit kelainan dokumen yang diminta. 

i) Surat permohonan dari staf. Nyatakan sebab nak buat perlanjutan dan juga tempoh perlanjutan yang diingini. (surat justifikasi)

ii) Surat sokongan dari penyelia/supervisor.

iii) Perancangan pengajian terdahulu.

iv) Perancangan pengajian yang terbaru (termasuk tempoh perlanjutan ynag dimohon)

v) Progress report yang dihantar ke uni dan kpt bagi setiap semester terdahulu.

vi) Borang rasmi permohoinan yang diberi oleh pihak cuti belajar.

vii) Senarai tugas/kerja yang perlu diselesaikan dalam tempoh perlanjutan yang dimohon.

viii) Brief Research Report yang terkini. (Literature reviews dan draf thesis jika ada). 

Sebelum hantar jangan lupa buat salinan photocopy dan scan setiap dokumen tersebut. Dalam kes cik z, cik z email ajer semua dokumen ni ke ketua jabatan. Untuk brief report tu pula, cik z bagi candidature defend report ajer.

6. Buka laman web sistem penajaan kpt iaitu esp.mohe.gov.my. Isi maklumat yang diminta pada bahagian permohonan perlanjutan dan muat naik dokumen-dokumen berikut:

i) Surat justifikasi pemohon.

ii) Surat sokongan supervisor.

iii) Surat pengesahan calon pHd.

iv) Pelan pengajian terkini (perlu ada pengesahan supervisor).

Setiap dokumen yang diminta kat atas ni ada limitation size filenya. Jadi pandai-pandailah cari cara nak kecilkan size file tersebut.

7. Selepas pihak fakulti bermesyuarat dan membuat perakuan kelulusan peringkat fakulti, barulah dokumen-dokumen yang kita hantar tadi dibawa ke peringkat universiti untuk tindakan selanjutnya. Rerajinla tanya pihak fakulti dan unit cuti belajar samada dah lulus ke belum.

Okay selesai sudah. Harapnya perkongsian maklumat yang tak seberapa ni dapat membantu rakan-rakan diluar sana ya. Selamat berjaya semuanya.

Wassalam.